Для компании аренда спецтехники — это не только машина на объекте, но и правильно оформленные документы. Без них затраты сложно учесть, а спорные ситуации — разрешить. Рассказываем, какие документы нужны и на что обратить внимание.

Договор аренды техники с экипажем

Когда техника предоставляется вместе с оператором, обычно заключается договор аренды транспортного средства с экипажем (по Гражданскому кодексу РФ это отдельный вид договора). В нём фиксируются:

  • предмет договора: вид и модель техники
  • порядок заказа и подачи техники
  • порядок учёта отработанного времени
  • стоимость и порядок расчётов
  • ответственность сторон.

Учёт времени работы

Отработанное время подтверждается документом, подписанным представителем заказчика на объекте. Это может быть сменный рапорт или путевой лист — форму стоит согласовать в договоре.

Подписывайте документы каждый день: так проще избежать разногласий в конце месяца.

Закрывающие документы

По завершении работ заказчик получает счёт и акт. DriveEX работает с НДС и предоставляет договор, счёт, акт и закрывающие документы. Это важно для бухгалтерии и для подтверждения расходов при проверках.

Что проверить у арендодателя

  • реквизиты компании и реальные контакты
  • наличие собственного или управляемого парка техники
  • квалификацию операторов
  • исправность техники и документов на неё.

Работа с физическими лицами

Частные заказчики тоже могут заключить договор. Это защищает обе стороны и фиксирует согласованные условия: что, где и когда будет выполнено.

Документы на вывоз грунта

При вывозе грунта и строительных отходов важно получить документы, подтверждающие приём на площадке утилизации. DriveEX выполняет вывоз грунта с документами.

Как избежать споров

  • фиксируйте в заявке время подачи, адрес и задачу
  • отмечайте в сменных документах фактическое время работы и простоев
  • сообщайте о претензиях сразу, а не в конце месяца
  • храните копии всех подписанных документов.

Прозрачные документы — это защита для обеих сторон. В DriveEX документы и коммуникация остаются в одном контуре: от заявки до закрывающих документов.

Что указать в заявке

  • реквизиты компании для договора и счёта
  • вид техники и задачу
  • адрес объекта и контакт ответственного лица
  • планируемые даты и время работы
  • порядок подписания сменных документов на объекте.

Чем полнее заявка, тем быстрее готовится договор и тем меньше вопросов возникает при закрытии работ.

Частые вопросы

Работаете ли вы с НДС?

Да, работаем с юридическими и физическими лицами, с НДС.

Можно ли получить договор до начала работ?

Да, договор и счёт оформляются при согласовании заказа.